目で探すのをやめる

01練習の準備

練習ブックをダウンロードし、Microsoft Excelで開きます。題材は架空の申請受付台帳18件です。実際の業務データを持ち込む必要はありません。

練習ブックをダウンロード XLSX

1. ブック内の「使い方」を読み、「共通演習」シートを開きます。
2. 5行目に見出し、6〜23行目に18件の記録があることを確認します。
3. 作業用の名前で保存してから、台帳内のセル（例：A6）を選びます。

02未処理・北部の申請を取り出す

まずは「未処理で、北部の申請」を探します。フィルターで見る行を絞り、並べ替えで確認する順番を決めます。

1. 台帳をテーブルにする

台帳内のセルを一つ選び、［挿入］から［テーブル］を開きます。範囲が $A$5:$G$23 であることと、［先頭行をテーブルの見出しとして使用する］にチェックが付いていることを確認し、［OK］を押します。

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テーブルにすると、見出しの選択ボタンから条件を指定できます。色が付いたことに加え、列見出しのボタンが出たことを確認しましょう。

2. 状態を「未処理」に絞る

「状態」列の見出しにあるボタンを開き、［すべて選択］を外して［未処理］だけにチェックを付けます。［OK］を押すと、18件のうち11件が表示されます。

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3. 地区を「北部」に追加で絞る

状態の条件を残したまま、「地区」列でも［北部］だけを選びます。表示は5件です。「未処理」と「北部」の両方に当てはまる行を取り出した状態になります。

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4. 期限順、同じ期限なら受付番号順に並べる

台帳内のセルを選び、［データ］から［並べ替え］を開きます。最優先のキーを［期限］、順序を［古い順］にします。［レベルの追加］で次のキーを［受付番号］、順序を［昇順］にして、［OK］を押します。

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1列だけを切り離して並べ替えると、受付番号と申請内容の対応がずれるおそれがあります。テーブル内から操作し、行全体の対応を保ちます。

03結果を確かめ、全件表示へ戻す

共通演習では、5件が次の順で表示されます。件数だけでなく、受付番号の順番も見比べてください。

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• 状態はすべて「未処理」、地区はすべて「北部」になっている。
• 表示は5件で、受付番号の順序が表と一致している。
• 同じ期限のA003とA008は、受付番号の小さいA003が先にある。
• 受付番号と申請内容の組み合わせが、もとの記録と対応している。

［データ］の［クリア］で18件に戻す

台帳内を選び、［データ］の［クリア］でフィルターの条件を解除します。再び全18件が表示されることを確認してください。

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04空白や、文字の一部で探す

条件を変える前に、［データ］の［クリア］で全18件へ戻します。前の条件を残すと、探す範囲が狭くなります。

担当者が未記入の行を取り出す

「担当者」列の選択ボタンを開き、［空白セル］だけを選びます。表示は4件。受付番号はA003、A007、A012、A017です。

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申請内容に「改修」を含む行を取り出す

空白の条件をクリアし、18件に戻します。「申請内容」列から［テキスト フィルター］、［指定の値を含む］へ進み、条件を［を含む］、入力値を［改修］にして［OK］を押します。

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表示は6件。受付番号はA001、A004、A005、A009、A011、A012です。確認を終えたら、再びクリアして18件へ戻します。

05自分で、最初から試す

今度は「自力での再現」シートを開きます。同じ18件の台帳が、テーブル化前の状態で用意されています。

練習を終えたら、答え合わせを開く

表示は4件。受付番号の順はA007、A005、A014、A018です。

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件数と順序を確かめてから、［データ］の［クリア］で全18件へ戻します。完成ブックの「自力での再現」シートでも比べられます。

完成ブックで確認する XLSX